A la hora de pretender realizar el contrato para operar con una cuenta de correo electrónico es aconsejable previamente verificar si tenemos los conocimientos básicos para poder operar con la misma de forma correcta.
Para ello nos podemos hacer las siguientes preguntas y ver si estamos en condiciones de responderlas.
1- ¿Qué servicios nos brinda un correo electrónico?
2- ¿Cómo redactamos un mensaje nuevo?
3- ¿Cómo leo un mensaje’
4- ¿Cómo respondo o reenvío un mensaje?
5- ¿Qué es un archivo adjunto y como se envía?
En el caso que tengas inconvenientes para responder el cuestionario, a continuación tienes información al respecto que te va a permitir responder el mismo.
El correo electrónico o e-mail (mailelectrónico) es uno de los servicios fundamentales de Internet.
El e-mail es el servicio que utilizaremos para enviarles mensajes a uno o más usuarios de Internet de todo el mundo. A través del e-mail es posible enviar mensajes de texto, imágenes, videos, archivos de sonido, podemos mantener una comunicación con uno o más usuarios sin que esta sea inmediata.
Principales ventajas del E-mail
El correo electrónico ofrece muchas ventajas que por sus características podemos agruparlas en los siguientes puntos:
Rapidez:Por más lejos que se encuentre el destinatario, el mensaje llegará en segundos. (Puede suceder que el destinatario, lea nuestro mensaje al día siguiente). Resulta mucho más rápido que el fax y que una carta tradicional.
El tiempo de transferencia del e-mail, varia según el tamaño de lo que estemos enviando y del peso de los archivos adjuntos al correo.
Comodidad:Al recibir un e-mail, podemos responderlo o reenviarlo de inmediato o en cualquier otro momento que nos resulte práctico hacerlo.
Costo:El costo de enviar un e-mail es generalmente gratuito en todos los servidores, no importa en que lugar del mundo se encuentre el destinatario, siendo mucho más económico que el correo tradicional.
Versatilidad:El e-mail nos permite no solo enviar y/o recibir mensajes de texto, sino que también se pueden enviar / recibir revistas electrónicas, fotos de nuestras últimas vacaciones (escaneadas previamente) boletines informativos, noticias y archivos de todo tipo, todo en formato digital, de forma que todo lo que recibamos podrá ser modificado por nosotros.
A pesar de todo lo detallado el correo electrónico tiene aún algunas desventajas: No es posible saber si el mensaje enviado fue recibido o leído por el destinatario (excepto que lo hayamos enviado dentro de una red interna, como puede ser la de una empresa) si necesitamos una confirmación podemos solicitarlo en el comienzo o en el final del mensaje.
El e-mail todavía no es completamente seguro y privado, ya que hasta que llega al destinatario este pasa por muchas otras computadoras (sin que esto a veces sea alertado).
Existen un porcentaje ínfimo de mensajes que se pierden o no llegan nunca al destinatario, si tenemos dudas del correcto envió, reenvíelo nuevamente luego de unos días.
Cómo funciona el envío de un mensaje electrónico?
Una vez escrito el mensaje presionamos la tecla enviar (send) y a partir de aquí suceden una serie de procesos complejos que no percibimos, en cuestión de segundos, hasta que el destinatario recibe nuestro mensaje.
En principio el programa de correo convierte el mensaje en un formato adecuado para el lenguaje de Internet, luego nos conectamos con Advance y el programa envía el mensaje al servidor de correo, este analiza la dirección electrónica del destinatario y lo dispara a través de Internet al servidor que corresponde al destinatario, en el trayecto el mensaje viaja por partes entre muchas computadoras las cuales analizan la dirección y la derivan a otras hasta llegar al destino final.
Las Direcciones electrónicas
Como ya hemos especificado anteriormente las direcciones electrónicas, son como nuestro domicilio postal, imprescindibles para poder ser localizados dentro de la red, por lo tanto deben ser únicas. Las direcciones de e-mail son similares a las de una página Web.
Nombre de Usuario:
Es el nombre que identifica nuestra casilla de correo, por lo general son nombres compuestos o el nombre de la función que cumple la casilla en caso de empresas.
Son nombre que se eligen libremente y los nombres de usuario de Advance pueden tener de 4 a 30 caracteres, se escriben siempre en minúscula y no contiene Ñ, ni símbolos de ningún tipo. Siempre está presente en las direcciones de e-mail.
Cuando elija el nombre de usuario trate de seleccionar uno que lo represente y sea fácil de recordar por parte de otros usuarios.
Símbolo Arroba
Símbolo que separa el nombre de usuario del dominio. Este símbolo es una característica que nos permite distinguir las direcciones de E-mail, del resto de las direcciones electrónicas. Siempre está presente en las direcciones de e-mail.
Dominio / Nombre del proveedor:
Por lo general el dominio representa el nombre del prestador del servicio de Internet o correo electrónico, o representar el nombre de una empresa u organización que tienen un dominio propio. Siempre está presente en las direcciones de e-mail.
Tipo de dominio:
Especifica la actividad de la empresa u organización a la cual pertenece el dominio.
Clasificación de país:
Especifica el país de la dirección de correo electrónico, puede no estar presente en las direcciones de correo.
Recuerden:
Nunca llevan espacios.
Las direcciones no llevan Ñ, acentos ni caracteres del tipo #; &, %, < >, ¿?, *, etc.).
- Se escriben SIEMPRE en minúsculas.
- Puede poseer más de una dirección de e-mail configurada en el mismo programa, incluso estas pueden ser de distintos proveedores del servicio.
- Estas reglas son solo para las direcciones electrónicas y deben cumplirse tanto para la dirección del destinatario como para el emisor del mensaje.
Estructura del programa de correo.
1 Pantalla principal del programa de correo electrónico.
2 Especificaciones básicas de las listas de carpetas.
3 Usos básicos de las carpetas
A continuación realizaremos una descripción de las principales funciones de un programa que cumple la función de administrar nuestras cuentas de correo, el que utilizaremos como ejemplo es el "Outlook Express", este programa es el más popular entre los de su tipo y ya viene incorporado en el sistema operativo a partir de Windows 98’.
Pantalla Principal
Especificaciones Básicas de las listas de Carpetas
Borrador: Carpeta donde se almacenan los mensajes, que momentáneamente hayamos elegido no enviar o mensajes que se encuentren en proceso de elaboración.
Elementos Eliminados: Carpeta que almacena los mensajes eliminados de cualquier otra carpeta, desde está carpeta pueden ser recuperados. Una vez vaciada esta bandeja no hay forma de recuperar los mensajes.
Elementos Enviados: Los mensajes ya enviados se sitúan en esta carpeta.
Bandeja de Salida: En esta bandeja se sitúan los mensajes listos para salir, pero que todavía no fueron enviados al servidor de correo.
Bandeja de Entrada: Aquí se sitúan todos los mensajes nuevos que recibimos, una vez descargados.
Usos Básicos de las Carpetas:
Todos los mails se distribuyen en estas carpetas automáticamente y en forma predeterminada. Nosotros podemos crear sub_carpetas según nuestra necesidad y clasificar los mensajes dentro de estas sub carpetas.
Si disponemos de una sola casilla de correo y la utilizamos para contactarnos con amigos y además por temas laborales, podemos crear dos subcarpetas que dependan de la bandeja de entrada y clasificarlos según el tipo de mensaje en la carpeta correspondiente, de esta manera tenemos diferenciados los mensajes según el contenido de los mismos.
A la derecha del nombre de cada carpeta, entre paréntesis y en color azul (generalmente), hay un número que indica la cantidad de mensajes cerrados
(o no leídos) que se encuentran en la carpeta.
¿Como redactar un mensaje nuevo?
Una vez abierto el programa de correo electrónico clicleamos en el botón "Redactar o Nuevo" de la barra de herramientas y aparecerá el cuerpo de un nuevo correo electrónico en blanco.
Una vez completados todos los campos necesarios y escrito el mensaje, hacemos un click en el botón "Enviar" o "Send", automáticamente el mensaje queda en la "Bandeja de Salida".
A partir de aquí ya estamos listos para enviar nuestros mensajes, para que esto suceda tenemos que conectarnos a Internet y cliclear en el icono el programa se conectará a Internet y automáticamente comenzará a enviar todos los mensajes que tengamos en nuestra "Bandeja de Salida".
Leer y responder un E-mail
Para poder leer el correo recibido es necesarios que vayamos a la "Bandeja de Entrada", la forma de identificar todos los mensajes nuevos recibidos es que en el costado izquierdo aparecen con un sobre cerrado, de lo contrario visualizaremos los mensajes leídos con un sobre abierto.
Seleccionamos el de nuestro interés con un doble click, una vez leído podemos eliminarlo, imprimirlo, guardarlo en alguna otra carpeta o responderlo.
Para responder el mensaje simplemente clickeamos en "Responder" (Reply) y se abrirá una ventana idéntica a la de un nuevo mensaje, el campo "PARA" aparecerá completo automáticamente, lo mismo que el mensaje original (esto último puede no suceder) escribimos la respuesta al mensaje y lo enviamos como detallamos anteriormente.
¿Como reenviar un E-mail?
Si tenemos necesidad de derivar, o simplemente queremos compartir la información o contenido de un correo electrónico, podemos reenviarle un e-mail a una o más personas.
La forma más sencilla de realizar esta acción, es en la "Bandeja de entrada", hacer un click derecho sobre el mensaje que deseamos reenviar y seleccionamos "Reenviar", automáticamente se abre el mensaje original y completamos los campos "PARA" y "CC" si es necesario, escribimos el texto en el cuerpo del mensaje y lo enviamos.
En los reenvíos de los mensajes, se incluye por defecto el mensaje original del e-mail, si por algún motivo no queremos que los próximos destinatarios lean este texto podemos borrarlo antes de enviarlo.
¿Qué es y para que sirve la libreta de direcciones?
La libreta de direcciones nos permite guardar y administrar las direcciones electrónicas de nuestros contactos o relaciones.
Para acceder a la "Libreta de Direcciones" hacemos click en el icono "Contactos" de la Barra de Herramientas.
¿Cómo enviar un mensaje utilizando la libreta de direcciones?
En la pantalla de "Seleccionar Destinatarios" van a figurar todos los contactos que tengamos en nuestra libreta de direcciones.
Existen dos formas de seleccionar las direcciones electrónicas dentro de esta pantalla:
Seleccionamos el nombre de la lista y clickeamos en el botón correspondiente al campo en que queremos enviarle el mensaje (destinatario principal, con copia, etc.).
Ingresamos texto en el cuadro buscar y el programa buscará en la lista la dirección que coincida con el texto ingresado.
1 El texto de un mensaje puede tener la extensión que desee.
2 Los campos "PARA"; "CC" y "CCO", no tiene un límite respecto a la cantidad de direcciones electrónicas.
3 Escribir texto en mayúsculas en un mensaje equivale a gritar. (excepto que necesitemos destacar algo).
4 Los registros de nuestra libreta de direcciones son completamente editables, esto quiere decir que podemos cambiar los datos ingresados de nuestros contactos.
5 Puede suceder que si en un mensaje incluímos muchos signos o símbolos el destinatario reciba este mensaje ilegible (por una incapacidad de su programa o máquina para interpretar estos signos).
¿Cómo enviar un archivo adjunto al correo electrónico?
Además de enviar un mensaje de texto el correo electrónico nos permite enviar un archivo de cualquier tipo.
Para poder incluir un "Adjunto" es necesario que este archivo se encuentre en nuestra computadora, dentro del disco rígido, en un diskette o en un CD-ROM, pendrive.
Como adjuntar un archivo:
A – Escriba y complete los campos del nuevo mensaje
B – Haga click en el icono de la barra de herramientas con forma de clip o seleccione "Insertar" de la Barra de Menú y luego "Archivo Adjunto"
C – En el cuadro que se abre buscamos y seleccionamos el archivo a adjuntar y clickeamos en el botón "Adjuntar", de esta manera logramos incorporar el archivo al mensaje.
Como ver un archivo adjunto en un E-mail recibido.
Cuando recibimos un e-mail nuevo y este tiene un archivo adjunto, en la lista de la "Bandeja de Entrada" estos mensajes tienen un dibujo de un clip a la izquierda.
Abrimos el mensaje y el archivo adjunto lo abrimos de la siguiente manera:
- Hacemos un doble click directamente en el archivo que se encuentra en la parte inferior del mensaje.
- Con un doble click en el dibujo de un clip, en el ángulo superior derecho.
Cuidados al abrir un archivo adjunto...
La principal forma en la que se propagan los virus informáticos es a través del correo electrónico, esto es por medio de archivos adjuntos, que no tienen una apariencia dañina, pero al abrirlos se ejecutan y causan daños, muchas veces irreparable, con respecto a la perdida de la información, sin que a primera vista podamos advertirlo.
IMPORTANTE:
Si recibimos un correo electrónico con un archivo adjunto que tiene la extensión .exe, .com, .bat, significa que son archivos ejecutables, o sea que al abrirlos realizarán una función programada sobre nuestra PC, estas acciones pueden ser muchas veces advertidas por nosotros, por ej. cuando ejecutamos un juego, y otras no.
Por este motivo es importante no abrir archivos adjuntos con estas extensiones si no estamos seguros de la fuente de donde proviene el mail, ya que pueden contener un virus.
NO ES PELIGROSO ABRIR EL MAIL, YA QUE DE ESTA MANERA NO EJECUTAMOS EL ARCHIVO ADJUNTO, PERO SI NO TENEMOS INSTALADO UN ANTIVIRUS EN NUESTRA PC, ES CONVENIENTE NO ABRIR EL ARCHIVO.
